KUNDCASE
Effektiv funktion för krishantering på en myndighet
Ekan Management tillförde erfarenhet och metodik i arbetet med att definiera och effektivisera en funktion för krishantering hos en myndighet.
Kunden: Kunden är en statlig myndighet som bland annat ska bidra med expertis, på distans eller på plats, i syfte att stödja andra aktörer i händelse av en krissituation. Beredskapsfunktionen går under beteckningen ”Tjänsteman i beredskap”. Rollen, dess tillgänglighet och syfte regleras genom samverkan med kommuner, räddningstjänsten och MSB.
Kundens utmaning: Som många andra verksamheter arbetade kunden mer enligt sin organisationsstruktur än efter de processer som fanns identifierade. Detta innebar bland annat att det fanns stora skillnader mellan de arbetssätt som var beskrivna i ledningssystemet och de arbetssätt som man faktiskt tillämpade. Som det ofta är i sådana situationer fanns det stora oklarheter mellan vad den ena och andra delen av verksamheten gjorde. Medarbetarna upplevde att strukturerna i arbetet var otydliga och det fanns synpunkter från Riksrevisionen avseende styrning och ledning som myndigheten ville åtgärda. Tjänsteman i Beredskap var en sådan process som led av flera oklarheter – inte minst eftersom den inte heller var knuten till någon tydlig del av organisationen. Frågorna handlade om:
- När ska processen aktiveras? Hur görs bedömningen?
- Vilka förväntningar finns på rollens kompetens, närvaro, beslutsmandat, etc.?
- Hur ska tjänstemannen agera när processen aktiveras?
- Hur ska processen samordnas med övriga aktörer? Hur ska den ledas och utvecklas?
En av flera utmaningar var att kravställningen på funktionen delvis låg hos externa intressenter och inte fanns tillräckligt tydligt beskriven i huvudmannens (Regeringens) uppdragsbeskrivning och regleringsbrev.
Uppdraget: Ekan var sedan tidigare involverade med att stödja kunden med processutveckling, dels i specifika delar av verksamheten och dels med att definiera myndighetens huvudprocesser. Vi hade två konsulter engagerade i uppdraget som ett team. Förfrågan gällde att samordna definitionen av processen för Tjänsteman i Beredskap mellan olika intressenter – både inom och utanför myndigheten. Syftet var att uppnå samsyn internt och externt om förväntningarna på funktionen, samt klargöra processens flöde, aktiviteter och output.
Arbetet genomfördes till största delen på distans genom digitala workshops där deltagarna bestod av medarbetare som hade identifierats av beställaren tillsammans med Ekans konsulter, baserat på deras roller och ansvar. Den externa samordningen skedde genom att genomföra workshops med representanter för kunden, SKR samt MSB/Räddningstjänsten.
Tillsammans med särskilt god kunskap om verksamheten kompletterades sedan de definierade aktivitetsflödena med nödvändigt stöd i form av rutinbeskrivningar, checklistor, mallar, etc. Konsulterna i uppdraget planerade allt arbete, höll ihop frågeställningarna, höll koll på att aspekter inte föll mellan stolarna, höll alla workshops och genomförde alla intervjuer, samt strukturerade upp beskrivningen av arbetssättet och säkerställde att resultatet blev användbart för implementation.
Resultatet: Myndigheten har idag en tydlig och inarbetad process för Tjänsteman i Beredskap, där medarbetarna är nöjda, ledningen har en klar överblick och externa intressenter är samkörda med var myndighetens ansvar börjar och slutar i händelse av kris.