KUNDCASE

Byte av fastighetssystem och ekonomisystem samtidigt

Digitalisering är idag en grundförutsättning för all verksamhetsutveckling. Att byta ett system (antingen ekonomi- eller fastighetssystem) är ett stort jobb. Att byta dessa två samtidigt är att jämföra med ett hjärt- och lungbyte i ett fastighetsbolag. Det ställer stora krav på organisationen som ett team av kompetenser, erfarenheter och en vilja att utforska.

Kunden: Kunden är en medelstor svensk kommun och dess allmännyttiga bostadsbolag med ambitioner både vad gäller hållbarhet, kvalitet och tillväxt. 

Kundens utmaning: Det befintliga systemstödet når end-of-life, med betydande påverkan på både bostadsbolaget och kommunen. Även tidsaspekten är en stor utmaning då allt fler av de befintliga fastighetssystemen inte längre stöds eller vidareutvecklas. Nya  ekonomi- och fastighetssystem påverkar också många intressenter – boende, brukare och flera aktörer inom kommunen. Utan ett fungerande och utvecklingsbart systemstöd försvåras många goda utvecklingsinitiativ. 

Vår lösning: Ekan Management bemannade uppdraget med ett team bestående av projektledare, projektledarstöd och expertkompetens inom fastighetsbolags ekonomi- och förvaltningsprocesser. Startskottet bestod av en behovsanalys i bostadsbolaget respektive kommunens enheter. 

• Befintliga och framtida behov kartläggs 
• Strategisk riktning och effekthemtagning beskrivs 
• Design av en funktionell och säker IT-miljö definieras. 
• Benchmark i marknaden avseende lösningar och effekter. 

Resultatet av behovsanalysen utgör ett nödvändigt inspel i ett införandeprojekt. 

Införandeprojektet innehåller: 

• En kravspecifikation innehållandes funktionella, informationssäkerhetsmässiga och IT-baserade kravställningar. 
• Förändringsledningsaktiviteter både i projektet och linjeverksamheten för att förstå och utveckla framtidens arbetssätt och systemlösning.  
• Uppbyggnad av digital mognad för att kunna hitta vägen fram efter att ny systemlösning finns på plats. 

Resultatet 

Projektet resulterade i en mogen och anpassad organisation som har de rätta förutsättningarna för att ta hand och fortsätta utveckla verksamheten digitalt. Det möjliggjorde också att samverkan uppnåddes på flera nivåer mellan kommun och dess bolag. Dessutom möjliggjordes en tydligare och mer anpassad lösning för kommunikation mellan hyresgäst/brukare och bostadsbolaget.