KUNDCASE
AI gör det lätt att göra rätt i kommunal informationshantering
Om verksamheten är komplex blir informationshanteringen ofta det också. Detta gäller inte minst i kommuner. Där blir det ofta antingen alltför lätt att göra fel, eller alltför svårt att göra rätt. Ekan hjälpte en av Sveriges större stadskommuner att effektivisera och förbättra sin hantering av handlingar och ärenden genom nya arbetssätt med stöd av en AI RAG-modell.
Kunden
Kommunen är en växande och framåtsträvande kommun med en blandning av stadspuls, naturnära områden och en levande näringslivssektor. Fokus ligger på hållbar utveckling, innovation och ett inkluderande samhälle där människor och företag kan trivas och utvecklas. Med ett strategiskt läge i Sveriges demografiska mittpunkt är Örebro en central knutpunkt för både utbildning, handel och kultur.
Kundens utmaning
Kommuner är informationsmässigt komplexa verksamheter. Då blir det ofta antingen alltför lätt att göra fel, eller alltför svårt att göra rätt. Även kommuner som har gjort sin läxa med klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan har utmaningar med att användare ofta inte vet vilken process eller handlingstyp de ska välja, vilket leder till ineffektiv hantering och ökad administrativ börda för registratorer.
Ekan Management engagerades för att hjälpa kommunen att:
- Effektivisera informationshanteringen genom medarbetarcentrerad AI-driven automatisering.
- Underlätta för användare att välja rätt process och handlingstyp.
- Skapa en mer strukturerad och framtung arbetsmetodik, där information klassificeras rätt från start.
Vår lösning
Ekan utvecklade en AI-prototyp som nyttjar tränade språkmodeller som:
- Automatiskt klassificerar dokument baserat på innehåll och kontext och därav hjälper användaren att välja rätt process och handlingstyp.
- Erbjuder en interaktiv AI-chatt som guidar användare till rätt process och handlingstyp genom en dialog.
Lösningen bygger på en klassificeringsstruktur och en informationshanteringsplan, där varje ärende kopplas till rätt process och varje dokument kopplas till rätt process och handlingstyp.
För att skapa en sömlös process för informationshantering ska AI-verktyget integreras med ett kommande ärendehanteringssystem. Det möjliggör en automatiserad och effektiv hantering där dokument och ärenden klassificeras direkt vid registrering och följer en strukturerad process hela vägen från initiering till arkivering.
Resultat
Med AI-verktyget integrerat med kommande ärendehanteringssystem:
1.Minskar manuellt arbete genom att AI klassificerar dokument automatiskt.
2.Ökar kvaliteten i informationshanteringen genom bättre struktur och färre felklassificeringar.
3.Förbättras användarupplevelsen genom en AI-chatt som guidar användare genom processval.
4.Förbättras spårbarhet och arkivering genom att rätt handlingar kopplas till rätt process.