KUNDCASE
Samtida införande av flera verksamhetssystem i fastighetskoncern
Ekans konsulter agerade strategiskt stöd till kundens projektledare vid införande av kommungemensamma tjänster för ekonomi och operativt inköp.
Kunden: Kunden är en allmännyttig koncern i en av Sveriges största kommuner. Inom koncernen samsas flera enskilda bolag, 10 000-tals bostäder och många nyttofastigheter.
Kundens utmaning: I Staden pågick ett projekt om att införa kommungemensamma tjänster, som är baserade på affärssystemen Unit4 Business World, Visma Proceedo och Hypergene, för ekonomi, inköp och uppföljning till samtliga kommunala bolag. Att införa tjänsten innebar en stor påverkan på bostadsbolagens systemmiljö och en stor förändring för deras ekonomi-, och inköpsfunktion, liksom för beställare och fakturamottagare (större delen av verksamheten).
Varje bolag inom koncernen är självstyrande i hög grad och vid tidpunkten hade de sina egna ekonomimodeller, systemmiljöer och arbetssätt. Koncernmodern såg en möjlighet till gemensamma eller likriktade lösningar.
Vår lösning: Ett gemensamt projekt mellan Ekan och bostadsbolagen upprättades. Under projektets alla faser var förändringsledning och förankring en viktig del och det var ett nära samarbete mellan bostadsbolagen för att känna ägarskap och nå konsensus kring framtagna lösningar. Arbetet i projektet skedde på två nivåer – det koncerngemensamma och det enskilda bolaget. Fokus varierade beroende på fas.
Ekans konsulter agerade strategiskt stöd till kundens projektledare under hela projektet. Detta handlade exempelvis om att skapa struktur och kommunicera, genomföra analyser, ta fram lösningsförslag och beslutsunderlag, säkerställa dokumentation, etc. Konsultteamet tog olika roller i de olika faserna av projektet, t ex huvudprojektledarstöd, delprojektledare, testledare och kvalitetssäkrare.
Resultatet: Samtliga koncernbolag har infört kommungemensamma tjänster för ekonomi och operativt inköp. Inom ramen för Stadens tjänst har bostadsbolagen en gemensam ekonomimodell, effektiva och likriktade processer/arbetssätt för bolagen, samt en likriktad systemmiljö.
Utöver Stadens tjänst så infördes ett gemensamt Hypergene, med en gemensam informationsmodell avseende fastighetsinformation, för att säkerställa bostadsbolagen kompletta behov av budget & prognos och ekonomi- & verksamhetsuppföljning.