KUNDCASE
Från underskott till balans med operativt fokus
Baserat på kvalitativa och kvantitativa analyser utvecklade konsultteamet en serie åtgärder tillsammans med beställaren för att komma till rätta med ett galopperande underskott i måltidsverksamheten.
Kunden: Kunden är en medelstor svensk kommun, med höga ambitioner både vad gäller kvalitet och tillväxt.
Kundens utmaning: Kunden brottades med ett pågående och växande budgetunderskott inom måltidsverksamheten. Man gick in i covidpandemin med relativt god ekonomi, och under själva pandemin var förutsättningarna mycket gynnsamma eftersom kostnaderna minskade med i huvudsak oförändrade intäkter. Kommunen har också en kultur och självbild av att servera mat till hög kvalitet. Plötsligt befann sig kommunen i ett läge där kostnaden per måltid hade ökat 100% på 10 år. Stigande råvarupriser och sjunkande elevunderlag utgjorde en del av bakgrunden. Det var dessutom svårt att styra verksamheten på grund av många enheter och en komplex chefstruktur.
Vår lösning: Ekan management bemannade uppdraget med en projektledare och en analytiker – bägge med ett tydligt strategiskt perspektiv. Inledningsvis definierades problem och utmaningar, och riktlinjer för lösningarna definierades. Detta handlade exempelvis om att man ville undvika att tumma på matkvaliteten, man ville inte överstiga 30 medarbetare per chef, osv. Därefter samlades data in från kommunens egna system och från öppna källor. Vidare intervjuades ett antal personer och vi sammanställde all information till en komplett situationsbild.
Konsultteamet analyserade problematiken utifrån:
- Ekonomisk utveckling
- Produktionsförutsättningar/logistik
- Personalstruktur och chefskap
Slutligen utvecklades en serie sammanhängande åtgärdsförslag tillsammans med beställare och nyckelpersoner i verksamheten för att nå balans i intäkter och utgifter. En prognos visade att om åtgärderna genomfördes skulle verksamhetens budget vara i balans inom 12 månader.
Resultatet av insatsen: Insatsen resulterade i en strategi där kunden valde att själva genomföra åtgärderna och förändringsarbetet. Ett axplock av åtgärderna:
- Förenkla och effektivisera produktionsstrukturen och logistiken. Detta inbegrep exempelvis vilken typ av mat som tillagades var och vart den transporterades.
- Förenkla och förtydliga personal- och chefstrukturen. Inriktningen hölls att alla på en arbetsplats skulle ha samma chef, att personalgrupperna inte skulle överstiga 30 personer och att kostnaderna för arbetsledning och administration skulle minska.
- Förbättrade förutsättningar för personalåterväxt då höga personalavgångar väntar. Detta genom mer decentraliserat beslutsfattande, samt mer fokus på produktion och mindre på administration.