Ta budgetprocessen på hälsokontroll
Konsulterna Knut Fahlén och Malin Wennebro har båda över 20 års erfarenhet av att stödja företag och organisationer med att öka styrkraften. Under december månad är de vana att möta många frustrerade chefer och ekonomer som funderar på om höstens budgetprocess verkligen skapat det värde som plöjts ner genom många och långa arbetsdagar.
Knut, vilka är de vanligaste utmaningarna som chefer och ekonomer har med budgetprocessen?
Det första som nämns är tiden. Många upplever att kalendrarna är helt låsta med budgetmöten från oktober till december. Det leder både till övertid och stress för individen och att andra prioriterade initiativ i verksamheten får stå åt sidan. Det andra som påtalas är att det känns meningslöst och att saker borde kunna hanteras bättre än med otaliga förhandlingsrundor om budgetmål och ”osthyvlingsteknik” för att få ner kostnaderna.
Är digitalisering lösningen?
Ja, det kan absolut vara en del av lösningen säger Malin som har lång erfarenhet av att stödja ekonomifunktionen med digitaliseringsinitiativ. Hon pekar samtidigt på att det är avgörande att utgå från syftet och utforma processen utifrån det. Om vi effektiviserar en felaktig process blir vi bättre på att göra fel saker. Det kan ju aldrig vara meningen. Däremot finns idag teknik som hjälper oss att arbeta på helt nya sätt, exempelvis genom anpassade BI-lösningar, drivarbaserad funktionalitet, simuleringsmöjligheter mm.
Hur går en översyn av budgetprocessen till?
Vi har genom en lång rad uppdrag förfinat en standardiserad metodik, passformsanalys, som möjliggör att på kort tid få syn på problemområden och utvecklingsmöjligheter.
Genomförandet omfattar en kombination av intervjuer med nyckelpersoner, sammanställning av enkätsvar, analys och simulering av ekonomiska underlag samt workshops för att förankra slutsatser och prioritera utvecklingsmöjligheter. Vi tror på att hålla utredningsdelen kort för att så snabbt som möjligt kunna gå vidare till utvecklingsarbetet.
Klagomål på budgetprocessen är väl inget nytt?
Kanske inte, men jag upplever att angelägenheten att åtgärda problemen är mycket större idag än för låt säga 10 år sedan, säger Knut. Minskad tolerans för ineffektivitet i kombination med ökad oförutsägbarhet ställer högre krav på dynamik och förändringsförmåga.
Det visar sig inte minst i det enorma intresset för inspiration och utbildning inom området, berättar Malin vidare. Jag önskar att fler vågade ta det första steget, fortsätter hon. Utifrån en snabb hälsokontroll av budgetprocessen finns ofta många relativt enkla förbättringar att utforska. Det handlar inte om att ”kasta ut barnet med badvattnet” utan att på ett kontrollerat sätt forma och förfina processer som bättre matchar den verklighet som organisation lever med idag. De största vinsterna finns ofta i mer relevanta analyser och större utrymme för viktiga strategiska diskussioner och beslut.
Kontakta Malin eller Knut om du är nyfiken på vad en hälsokontroll skulle innebära för din organisation!
