Arkivering by Design – En ny strategi för hållbar informationshantering
Arkivering by Design (AbD) är en metod och teoretisk plattform för att hantera digital information hållbart och tillgängligt redan från start. Genom att integrera arkiveringsprocessen i informationssystem och uppfylla definierade kvalitetskrav hjälper metoden offentliga organisationer att möta digitaliseringens utmaningar och stärka offentlig verksamhet – genom att främja innovation och öka medborgarnas förtroende.
Digital information växer exponentiellt, och nya format och teknologier påverkar hur information hanteras. Utmaningar som bristande pålitlighet, öppenhet och kvalitet kan påverka beslutsfattande och offentlig verksamhet negativt. Traditionella metoder för arkivhantering är ofta ineffektiva och måste anpassas till digitala arbetsflöden. Arkivering by Design fungerar som ett analysverktyg vid utveckling och anpassning av informationssystem för att säkerställa att informationen uppfyller tio definierade kvalitetskrav, där den bland annat ska vara sökbar, pålitlig och motståndskraftig – för att möta användarnas behov. Sveriges Kommuner och Regioner har skrivit ytterligare om kvalitetskraven här.
European Archives Group (EAG) har utvecklat AbD för att möta utmaningarna med digital transformation. Strategin säkerställer att information förblir hållbar och tillgänglig från dess skapande, istället för att arkivering hanteras i efterhand. EAG har tagit fram ett White Paper och en vägledning, ”Guideline for using the Archiving by Design scan”, som presenterar konceptet både teoretiskt och praktiskt. Läs hela EAGs White Paper här.
Utvärdering av informationssystem enligt Arkivering by Design
Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har översatt dessa riktlinjer och tagit fram en svensk checklista anpassad för kommunal och regional verksamhet. Checklistan fungerar som ett analysverktyg för att utvärdera informationssystem och säkerställa att de uppfyller de tio AbD-kraven, vilka delas in i fyra huvudområden:
- Informationsmodellering och klassificering – Hur organiseras informationen?
- Representation, format och metadata – Hur lagras och struktureras data?
- Gallring och export – Hur hanteras och överförs information?
- Begränsningar och säkerhet – Hur skyddas informationen?
De tio kraven är kopplade till ovan fyra principer om tillgänglighet och hållbarhet. Kontrollpunkter och checklistor i den engelska vägledningen kan användas i workshops med användare för att säkerställa efterlevnad. Den svenska checklistan är preliminär och testas för vidare utveckling. Genom att tillämpa Arkivering by Design kan organisationer bygga in arkiveringsprocesser direkt i systemstödet och därmed effektivisera digital informationshantering.
Läs mer om konceptet på Riksarkivets hemsida.
Är du nyfiken på vad detta innebär för din organisation eller behöver hjälp med en plan för ert arbete inom Arkivering by Design – kontakta Anna-Stina Larsson.