Uppförandekod

Ekan AB (nedan kallad ”Ekan”) skall vara en förtroendeingivande aktör och bidra till att skapa en förbättrad och hållbar framtid med etiskt, miljömässigt och socialt ansvarstagande.

Ekans uppförandekod kan sammanfattas som att

• Vi ska alltid sträva efter att bidra till förbättring
• Vi ska alltid vara pålitliga och agera förtroendeingivande
• Vi ska aldrig agera kränkande eller diskriminerande

Syfte

Syftet med uppförandekoden är att konkretisera Ekans förväntningar på medarbetare och leverantörer i syfte att kvalitetssäkra, följa upp och ständigt förbättra levererade tjänster utifrån etiskt, miljömässigt och socialt perspektiv. Därtill vill vi säkerställa att vårt arbete sker enligt gällande lagar, förordningar och branschstandard.

Ansvar och uppföljning

Ekans uppförandekod gäller alla som utför tjänster för Ekans räkning: anställda, företagsledning, styrelse och underleverantörer. Alla med utpekat ansvar ska se till att det finns lämpliga rutiner och processer inom det egna ansvarsområdet för att säkerställa en korrekt hantering i enlighet med denna uppförandekod.

I ansvaret ingår att alla interna och externa förändringar som påverkar ansvarsområdet ska bedömas med avseende på uppförandekoden. Förändringar kan behöva anpassas till koden, men förändringar kan även innebära att koden måste uppdateras. Interna förändringar avser exempelvis nya verktyg, tillvägagångssätt, policys, instruktioners och processers utformning. Externa förändringar avser exempelvis nya omvärldsförutsättningar och lagstiftning, etc.

I ansvaret ingår även att eventuella avvikelser rapporteras.

Alla ansvarar för att läsa, förstå och följa uppförandekoden, samt följa gällande lagstiftning. Alla ansvarar för att agera enligt koden och göra det rätta för alla intressenter, samt att be om råd vid osäkerhet. Den som uppförandekoden gäller förväntas agera i enligt med den anda som uppförandekoden förmedlar i de scenarion som koden inte ger en tydlig vägledning.

Övergripande ansvar för efterlevnad och uppföljning av denna uppförandekod åligger Ekans VD och ledningsgrupp. VD ansvarar för att revidera och justera/verifiera denna uppförandekod var 36 månad.

Genom information, kommunikation och utbildning medvetandegörs och påminns all personal om innehållet i uppförandekoden, samt i övriga policyer och instruktioner.

Vid rapporterad avvikelse fattar ledningsgrupp beslut om åtgärder krävs i vår verksamhet och/alternativt i våra gällande tillvägagångssätt, policys, instruktioners eller processers utformning.

Rapportering av avvikelser

Alla anställda är skyldiga att rapportera avvikelser eller misstänkta avvikelser mot uppförandekoden eller brott mot gällande lagstiftning. All rapportering ska betraktas som lämnad i god tro – dvs. att den som lämnat informationen anser den som sann, och ingen ska vara orolig för att drabbas av repressalier vid lämnande av rapport.

Rapporter om avvikelse eller misstanke om avvikelse lämnas till närmast personalansvarig, alternativt till Ekans HR-ansvarig, eller VD. Ekan har även en kanal för anonym rapportering (visselblåsarfunktion) till en extern styrelseledamot via vår hemsida (www.ekan.com/kontakt). Den som rapporterar avvikelse från uppförandekoden ska i möjligaste mån hållas anonym, så länge det inte förhindrar en rättvis, oberoende och jämlik hantering av ärendet.

Den person som rapporten gäller har alltid rätt att förklara sitt agerande och dennes framställan ska bedömas på ett rättvist, oberoende och jämlikt sätt.

För den som uppförandekoden gäller kan en konstaterad överträdelse föranleda påföljder.

Branschstandard

Ekan är drivande för att stärka anseendet för yrket som managementkonsult i Sverige. Som medlemmar i Sveriges Managementkonsulter (SMK) är Ekan förbundna att följa de Etiska riktlinjer som föreningen har beslutat. Sammanfattat innebär de att:

• ​Vi verkar för kundens bästa
• ​Vi har ett professionellt förhållningssätt
• ​Vi är transparenta med alla arvoden och finansiella intressen kopplat till våra uppdrag

Lagstiftning

Ekan följer den lagstiftning och de förordningar som gäller på de lokala marknader där Ekan verkar, i Sverige och internationellt. Detta innebär att vi bland annat arbetar i enlighet med Den statliga värdegrunden som ligger till grund för God förvaltningskultur i Sverige.

Socialt ansvarstagande

Ekan stödjer och respekterar internationella överenskommelser om mänskliga rättigheter. Vi förbinder oss till att följa UN Global Compacts 10 principer för att främja mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och sträva mot mål för samhällets utveckling. De 10 principerna är fördelade på 4 områden:

• Mänskliga rättigheter
• Arbetsrätt
• Miljö
• Anti-korruption

Inom miljö och socialt ansvarstagande strävar vi efter att bidra till de 17 globala målen. Av dessa har vi identifierat följande mål som mest prioriterade för oss att bidra till, där vi ser att vi har bäst möjligheter att göra nytta:

• Mål 8 (Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt)
• Mål 9 (Hållbar industri, innovationer och infrastruktur)
• Mål 11 (Hållbara städer och samhällen)

Miljö

Ekan har ett ISO 14001-certifierat miljöledningssystem och skall visa miljöhänsyn i beslut som tas och handlingar som utförs i enlighet med gällande miljöpolicy. Genom mätbara mål och en tydlig koppling till vår kärnverksamhet bidrar Ekan till en minskad miljöpåverkan – inte bara från vår egen utan även av våra kunders verksamhet. Miljöarbetet skall kännetecknas av miljöomsorg och helhetssyn. Varje medarbetare uppmuntras att inkomma med förbättringsförslag som kan påverka miljön positivt.

Kvalitet

Ekan har ett ISO 9001-certifierat kvalitetsledningssystem och strävar efter att beslut som tas, handlingar som utförs, tjänster som produceras och resultat som levereras ligger i linje med gällande kvalitetspolicy. Genom mätbara mål och en tydlig koppling till vår kärnverksamhet bidrar Ekan till förbättringar och effektivisering i våra kunders verksamhet. Kvalitetsarbetet skall kännetecknas av kundfokus och helhetssyn. Varje medarbetare uppmuntras att inkomma med förbättringsförslag som kan påverka kvaliteten positivt.

Säkerhet och sekretess

Ekan är stolta leverantörer till flera verksamheter inom den svenska statsförvaltningen och andra samhällskritiska verksamheter som omfattas av säkerhetsskydd. Vi har därför byggt upp ett kvalificerat arbetssätt för att kunna leva upp till våra kunders och det svenska samhällets högt ställda säkerhetskrav. Med stöd av vår informationssäkerhetspolicy säkerställer vi att olika typer av information hanteras på rätt sätt och att den inte hamnar i orätta händer.

Alla som arbetar i Ekans namn omfattas av sekretess och har undertecknat en sekretessförbindelse. I korthet har vi därigenom förbundit oss att inte prata om våra kunders inre angelägenheter med obehöriga.

En kedja av ansvarstagande

Ekan ställer samma krav på sina underleverantörer som på vår egen personal och verksamhet. Det innebär att Ekan inte ska ingå avtal med någon underleverantör som inte förbinder sig till att följa kraven i denna uppförandekod.

Ekan ska inte ingå avtal med någon leverantör som inte förbinder sig till att följa kraven i denna uppförandekod gällande lagstiftning och miljö.