KUNDCASE
Microsoft Teams: Verksamhetsanpassad användning
Ekan Management ledde framtagande av koncept och utveckling av lösning för ett verksamhetsanpassat användande av Microsoft Teams.
Kunden: Kunden är ett medelstort internationellt teknikföretag som utvecklar och tillverkar världsledande produkter.
Kundens utmaning: Kunden hade behov av att ersätta och utveckla sitt nuvarande användande av samarbetsytor för linjeorganisation, projektverksamhet, ledning, etc. Därför såg de stor potential i sin användning av Microsoft Teams. Vid starten av projektet var Microsoft Teams tillgängligt men inte strukturerat eller anpassat utefter verksamhetens behov och led därför av en vildvuxen tillväxt av nya samarbetsytor, och bristande struktur på verksamhetens information.
Vår lösning: I likhet med många andra uppdrag är det inte de tekniska begränsningarna/möjligheterna som är avgörande. Det är vikten av att förstå verksamhetens verkliga behov. Ekan Management arbetade tillsammans med olika delar av verksamheten för att förstå grundbehoven kring samarbetsytor, och hårda krav kring informationssäkerhet och bibehållande/retention av information. Genom intervjuer och workshops med utgångspunkt från verksamhetens befintliga arbetssätt kunde vi identifiera vilka typer av samarbetsytor som behövdes i framtiden, hur de ur ett användarperspektiv borde struktureras för ett effektivt användande, och vilken typ av information som bör eller inte ska hanteras på samarbetsytorna.
Resultatet: Genom arbetet säkerställdes ett effektivare tvärfunktionellt samarbete i linje och projekt på en övergripande nivå. Mer konkret skapades flera förmågor i verksamheten:
- En logisk, effektiv, sökbar och syftesanpassad struktur av teamssiter/samarbetsytor som förenklar för användarna att hitta och dela information och samverka i olika konstellationer (linje, projekt eller annat).
- Livscykelhantering av Team-siterna (skapande, ägarskap och arkivering).
- Effektiv behörighetsstruktur som tillåter transparens och öppenhet men med möjlighet att begränsa tillgänglighet när det är nödvändigt.
- Grunduppsättning/mall med utgångspunkt från typ för att åstadkomma igenkänning men samtidigt tillåta fortsatt anpassning för det unika behovet.