Integritetspolicy

Ekan AB, organisationsnummer 556261-0443, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som lämnas till oss eller som vi samlar in.

Denna integritetspolicy avser enbart behandling av personuppgifter om personer som ansöker om lediga tjänster hos Ekan AB, som företräder eller arbetar inom en organisation med vilken Ekan AB har en kund- eller leverantörsrelation och/eller som företräder en organisation med vilken Ekan AB avser genomföra marknadsförings- och säljaktiviteter. Policyn avser inte behandling av personuppgifter om personer inom Ekan AB:s organisation eller om personer som är kontrakterade underkonsulter till Ekan AB.

Policyn har tre syften:
1. Förklara vilka personuppgifter vi behandlar samt hur vi behandlar dem;
2. Säkerställa att det framgår varför vi behandlar personuppgifter;
3. Hålla oss ansvariga för att skydda individens rättigheter och integritet under policyn.

Vi förbehåller oss rätten att när som helst revidera denna integritetspolicy.

Den som har frågor om behandlingen av sina kontaktuppgifter eller denna policy kan vända dig till oss på Ekan AB. Vi nås på telefonnummer 031-761 60 00 eller via e-mail ekan@ekan.com.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar både uppgifter som lämnas till oss och som vi samlar in.

Personuppgifter som lämnas till oss
Vid kontakt med oss exempelvis genom ansökan om lediga tjänster, i rollen som företrädare och medarbetare för en organisation, genom prenumeration på våra nyhetsbrev eller genom deltagande på våra evenemang behandlar vi de personuppgifter som lämnas till oss. Sådana uppgifter kan vara namn, adress, telefonnummer, mailadress, personnummer och befattning.

Personuppgifter vi samlar in
Det kan förekomma att vi samlar in personuppgifter om personer som företräder en organisation med vilka vi avser genomföra marknadsförings- eller säljaktiviteter. Sådana uppgifter kan vara namn, adress, telefonnummer, mailadress, personnummer och befattning. För de som är mottagare av vårt nyhetsbrev kommer vi behandla personuppgifter såsom vilka sidor som besökts eller om vår e-post öppnats.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för olika ändamål beroende på vilken relation vi har till personen och/eller den organisation som personen företräder. Dessa olika ändamål påverkar hur vi behandlar uppgifterna och på vilken rättslig grund vi behandlar dem. Om vi vill behandla personuppgifter för andra ändamål än vad som beskrivs i denna policy kommer detta att göras först efter att särskilt samtycke inhämtats. Personuppgifter kan behandlas för följande ändamål:
Fullgörande av avtal mellan Ekan AB och den organisation personen företräder eller arbetar inom
Om någon företräder eller arbetar inom en organisation med vilken vi har en pågående affärsmässig förbindelse kan vi komma att behandla personuppgifter med ändamål att fullgöra denna förbindelse. Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är avgörande för att fullgöra ett avtal i vilket arbetsgivaren eller uppdragsgivaren är registrerad som part. Om vi inte behandlar uppgifterna har vi inte möjlighet att fullgöra våra åtaganden gentemot den organisation som individen företräder eller arbetar inom.

Kontaktuppgift som företrädare för en organisation med vilken Ekan AB har en aktiv kundrelation
För den som företräder en organisation med vilken vi har en aktiv kundrelation kan vi komma att behandla personuppgifter med ändamål att kunna hålla kontakt och samarbeta. Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning.
Kontaktuppgift som företrädare för en organisation med vilken Ekan AB avser genomföra
marknadsförings- eller säljaktiviteter
Om en person företräder en organisation med vilken vi avser genomföra marknadsförings- eller säljaktiviteter kan vi komma att behandla hens personuppgifter med ändamål att kunna kontakta och/eller skicka nyhetsbrev. Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning.

Bokföringsmässiga grunder
Om en person företräder en organisation med vilka vi har haft en transaktion kan vi komma att behandla hens personuppgifter för bokföringsändamål. Den rättsliga grunden för behandlingen är att vi ska kunna följa gällande lagstiftning.

Hur länge behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter så länge som de behövs för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för. Personuppgifterna kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. En uppgift som har tagits bort ur ett system för att den inte längre behövs kan alltså finnas kvar i ett annat system för ett annat ändamål.

Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra ett avtal mellan oss och den organisation en person företräder eller arbetar inom kommer att behandlas under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra avtalet med organisationen. Nödvändig tid under vilken uppgifterna kommer fortsätta behandlas är som huvudregel tre år efter avtalets upphörande, men avvikelser från denna huvudregel kan göras efter särskild bedömning.

Personuppgifter som vi behandlar om företrädare för organisationer med vilka vi har en aktiv kundrelation kommer fortsätta behandlas så länge kundrelationen är aktiv.

Personuppgifter som vi behandlar om en företrädare för en organisation med vilken vi avser genomföra marknadsförings- och säljaktiviteter kommer att behandlas så länge som ändamålet kvarstår.

Personuppgifter som vi behandlar för bokföringsändamål kommer att bevaras i sju år i enlighet med bokföringslagstiftning.

Personuppgifter kan komma att sparas under längre tid än vad som beskrivs ovan om det krävs för att uppfylla lagkrav, förordning, myndighetsbeslut eller annan rättslig förpliktelse.

Vilka rättigheter har man?

Alla har rätt att begära att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dem. Man har också rätt att be att få sina uppgifter rättade, begränsade, porterade eller raderade. Begäran ska göras skriftligen.

Alla har också rätt att när som helst invända mot att hens personuppgifter behandlas för marknadsföring. Om man inte vill att vi behandlar uppgifter för detta ändamål ber vi alla att kontakta oss så kommer vi att sluta behandla dessa uppgifter.

Om vi behöver fortsätta behandla personuppgifter för ett annat ändamål, i enlighet med denna policy, kommer uppgifterna dock inte raderas.

Uppdaterades senast 25 maj 2018